Lilita's World: A “DIFÍCIL” TAREFA DE SE ORGANIZAR UM EVENTO!

Festa 40 anos da RINO COM

Todo mundo vem me perguntar como eu consigo organizar todo tipo de evento com a maior facilidade, sem esquentar a cabeça? Gente, não é bem assim... risos

Organizar um evento, desde uma simples festinha até um grande acontecimento, envolve muito trabalho e o item mais importante se chama “PLANEJAMENTO”. Tendo planejamento, a organização de um evento não será um bicho de sete cabeças.

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O planejamento de um evento envolve os seguintes passos:

- Definir verba disponível para poder montar um orçamento dentro dos recursos disponíveis.

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- Objetivo e estratégia de trabalho, elaboração de uma programação e cronograma de atividades.

- Todas as ações devem ser previamente estabelecidas para garantir o sucesso do evento.

- Organize a equipe e/ou pessoas que estarão envolvidas no evento, delegando funções para cada um.

- Verifique datas e horários possíveis para a realização do evento de acordo com o público que você vai convidar. Uma boa data e horário significa boa audiência.

- Definição de espaço (tamanho/capacidade de lotação, localização, acesso, estacionamento). A escolha certa do espaço vai ser determinante para o sucesso do evento.

- Elaboração da lista de convidados.

Reunião Mundial da ICOM -
International Communications Agency Network
Brazil/2001

- Elaboração e envio dos convites.

- Definição de fornecedores (equipamentos/ decoração/ buffet/ transporte, etc, etc) de acordo com o tipo de evento, sempre trabalhando com boas referências/indicações e tomando todas as precauções para não ter surpresas.

- Mesmo com todo o planejamento, sempre vão ocorrer os imprevistos de última hora. Esteja preparado para enfrentá-los e procurar soluções rápidas. É claro que quanto maior a organização, menores serão os imprevistos e mais fáceis de serem solucionados. Monte um check-list para checar se todos os itens estão sendo cumpridos para evitar, ao máximo, falhas ou qualquer tipo de esquecimento.

- Agradecer os seus colaboradores é primordial, até mesmo para eles poderem ter um feedback daquilo que deu certo e o que precisa ser melhorado.

Bom, acho que aqui estão as principais dicas. Dentro de cada um desses passos, você pode detalhar melhor cada um deles procurando a excelência na realização do seu evento. Aliás, achei um site muito interessante na Internet que detalha absolutamente tudo sobre eventos (tipos de eventos, organização, planejamento, realização, etc etc). Acesse http://wiki.organizandoeventos.com.br e esclareça todas as suas dúvidas.

Tenho certeza que de agora em diante você não vai achar tão difícil assim organizar um evento. Lembre-se sempre: o sucesso depende de um conjunto de fatores (muito trabalho, dedicação, organização e PLANEJAMENTO!).

As fotos que ilustram este post são de alguns eventos que eu organizei (tanto no âmbito profissional quanto no pessoal).